segunda-feira, 11 de julho de 2011

Por que a demora nas respostas? Parte I

Para um serviço de Ouvidoria funcionar a contento e ter sua crediibilidade garantida, algo se faz mister, a resposta às manifestações do cidadão, geralmente dada por determinados departamentos da instituição a qual a Ouvidoria faz parte.

O que acontece num tanto de situações, é que alguns setores negligenciam prazos de resposta, o que compromete toda agilidade do processo e retorno ao cidadão. Essa demora na resposta não possui um só motivo, o que, obviamente, para ser sanada, necessita-se de uma avaliação em cada caso. Todavia, determinadas circunstâncias podem ser citadas como mais comuns e que podem aqui ser exploradas.

Cito aqui, inicialmente, a falta de entendimento do fluxo de trabalho da Ouvidoria por gerentes e coordenadores de departamentos. Daí o motivo pelo qual ser orienta que um serviço de escuta qualificada, antes mesmo de iniciar seu funcionamento, realize encontros para esclarecer a metodologia de trabalho, e mais, esses encontros devem ocorrer com certa regularidade, dependendo da instituição e da rotatividade de seus funcionários.

Ao não compreender como funciona a todo processo de uma manifestação, o responsável por receber a demanda pode entendê-la como um desaforo e que não há razão para se incomodar com aquilo. Além disso, o que não fica claro para muitos é que as informações transmitidas numa manifestação não corresponde a posição da Ouvidoria perante o caso, e sim a do manifestante.

Outro aspecto fundamental para o êxito do serviço é o apoio do gestor. Sem esse suporte, não há como promover um diálogo de igual pra igual como os demais setores, ademais, se o próprio gestor não considera as demandas da Ouvidoria algo importante, por que motivo seus subordinados a achariam. A realidade é que conquistar a confiança e apoio do gestor é um dos objetivos primordiais de nosso processo de trabalho.



Um comentário:

Blogger do Alvim disse...

Eu até desisti de enviar e_mails para a ouvidoria de nosso município, tendo em vista que era pura perda de tempo. Pois além de não dar retorno a única coisa que faziam era comunicar o recebimento da mensagem e só. Eu discordo plenamente desta atitude pois vejo a Ouvidoria, como um elo de ligação entre o poder público e o cidadão. Ainda foram mais longe e desmembraram a ouvidoria não sei para o quê pois continuou do mesmo jeito. Espero resposta de e_mails que enviei há mais de uma ano.